מאת: ארנון שוורצמן
עיצוב ופיתוח מצגות בשיטת ארבעת השלבים היא הדרך לארגן את המסרים שלכם כך שיעברו בצורה מרתקת ומעוררת השראה לקהל היעד ויובילו להשגת המטרה המרכזית שלכם
בעולם של היום, אנחנו מוצפים בכמויות אין סופיות של מידע. האינטרנט הפך את האינפורמציה לנגישה עבור כל אחד, כשכמות בלתי נגמרת של נתונים, חומרים ופיסות מידע מוזרמות אלינו בלי הפסקה. הטלפונים החכמים והרשתות החברתיות רק העצימו את התופעה הזו עוד יותר.
על כן, כדי לרכוש ידע חדש ומשמעותי שישמש אותנו בעולם העבודה או לחלופין, כדי להעביר מסרים בצורה פשוטה וברורה, התחזק הצורך לארגן את המידע בכלים מקצועיים. אחת הדרכים העיקריות לעשות זאת היא באמצעות מצגות.
מצגות מאפשרות לכל אחד, אדם פרטי, חברה או ארגון, להעביר מידע בצורה תמציתית, המשלבת כלים ויזואליים וקול. לא כל מצגת משיגה את התוצאה הרצויה, אבל הכנת מצגת באופן מקצועי תבטיח שתוכלו להעביר את המסרים שלכם בצורה מרתקת ומעוררת השראה.
פיתוח מצגות: ארבעה שלבים פשוטים בדרך אל המטרה
בניית מצגת מושלמת אפשרית בהחלט באמצעות שימוש בשיטת ארבעת השלבים:
- שלב ראשון: הבחירות
כדי לענות על השאלה הגדולה שהיא איך להכין מצגת, תחילה ניגש לתכנן אותה בעזרת שלוש שאלות מפתח.
- מהו הנושא המרכזי שלנו? כדי שהמצגת תשיג את מטרתה חשוב להיות ממוקדים. לנו כמי שיוצרים את המצגת יש בוודאי ידע נרחב בתחום אותו אנחנו רוצים להציג, אך לקהל יהיה קשה להתרכז ולהבין מצגת עמוסת מידע. לכן עלינו לבחור את הנושא אותו נרצה להדגיש כנושא המרכזי של המצגת.
- מי קהל היעד שלנו? כדי להגיע אל האנשים אותם אנו רוצים לעניין באמצעות המצגת, יש צורך לאפיין אותם. נשאל את עצמנו במי מדובר: מה הגילאים, האם יש מכנה משותף בין חברי הקבוצה, במה הם עוסקים? חשוב לדבר לכל קבוצה מסוימת "בשפה שלה". נעשה זאת בעזרת חשיבה מקדימה על השאלות אותן ציינו וכן נחשוב עד כמה מכיר הקהל את הנושא בו עוסקת המצגת ובהתאם לכך נדע עד כמה עמוק אפשר להיכנס אליו.
- מה יהיה אורך המצגת שלנו? מחקרים מוכיחים כי יכולות הקשב והריכוז של מרבית האוכלוסייה הצטמצמו משמעותית בשנים האחרונות, כך שמה שהיה נחשב פעם כהסבר יסודי ומעמיק, יכול להיתפס היום כהסבר לא ממוקד. על מנת ליצור מצגת משלמת, חשוב להתאים אותה למשך ההרצאה או ההדרכה שלנו. אפשר גם לבצע תרגול של המצגת בזמן ההכנות, על מנת להבטיח שהמצגת אינה ארוכה או קצרה מדי.
שלב שני: הגדרות
לאחר שסיימנו את השלב הראשון ניגש לקבל החלטה מהם מטרות המצגת ואילו מסרים אנחנו רוצים להעביר. כדי שהמצגת תעבור בהצלחה גם מי שיוצר אותה צריך להבין באופן ברור מהם המטרות והמסרים שלו. התמקדות במספר מטרות ומסרים הוא הכלי לעשות זאת. את המטרות והמסרים מומלץ לכתוב בצורה ברורה על מנת להכיר אותם היטב.
- שלב שלישי: עריכה
לאחר שסיימנו להגדיר את קהל היעד, אורך המצגת, המטרות והמסרים, בשלב זה ניגש לעבודה על תוכן המצגת עצמה.
ארגון המידע יעשה על ידי חלוקה לראשי פרקים ועריכת המידע. ראשי הפרקים יעזרו לנו להיות ממוקדים ולא להתפזר. בעריכת המידע נחשוב על הקהל ומה נרצה שהוא יקבל מהמצגת. מה ירתק אותו ויעורר אצלו השראה. בעזרת הכלים האלה נערוך את המידע ונזכור כל הזמן את מטרת המצגת ואת המסרים המרכזיים שלנו. חשוב להימנע מהוספת פיסות מידע ונתונים מיותרים כדי שהמצגת לא תהיה עמוסה מדי.
שלב רביעי: עיצוב
המצגת היא כלי ויזואלי שמאפשר להעביר מידע ומסרים באמצעים חזותיים כגון צבעים, תמונות, איורים, אפקטים ועוד. על כן, לאחר שהמידע אותו אנחנו מבקשים להעביר במצגת ערוך ומוכן, ניגש לשלב האחרון של עיצוב ופיתוח מצגות. בכל מצגת טובה יש נושא מרכזי מסוים ונשאף שהעיצוב יבטא את האווירה אותה אנחנו מעוניינים ליצור עבור קהל היעד. פיתוח ועיצוב המצגות יכול להתבצע בכלים מגוונים, דוגמת: Power Point, Prezi, Flash.
בעזרת ארבעת השלבים אותם פירטנו כאן, תוכלו להיות בטוחים שאתם יוצרים מצגת שמעבירה את הנושאים המרכזיים, באופן המתאים עבור קהל היעד שלכם. מצגת כזו תעביר באווירה הנכונה את המסרים שברצונכם להעביר, תהיה מרתקת ומעוררת השראה עבור קהל היעד שלכם ותבטיח את הצלחתכם.